Adjoint-e de direction

Overview

Assist execs with strategy, docs, planning, coordination & communications for transport projects.

Key Responsibilities

• document preparation
• file management
• project coordination
• meeting management
• social media
• kpi tracking

Tasks

-Préparation de documents : Rédiger, réviser et éditer les documents, les rapports, les offres de services, présentations, et les autres documents requis pour la direction. Organiser et maintenir les dossiers et courriers, mettre à jour les bases de données et les systèmes de gestion de l'information pour les occasions d’affaire et les opportunités. Préparation des bons de commandes pour les achats reliés aux activités du département. -Gestion de la correspondance et de la documentation : Maintenir une documentation organisée et facilement accessible, en s'assurant de l'exactitude des comptes-rendus de réunions et des décisions prises et en assurer le suivi. Organiser la documentation pour les suivis financiers et stratégiques des équipes ainsi que le KPI. -Coordination de projets spéciaux : Gérer les projets spéciaux et les initiatives assignés par la direction, comme développer des articles pour des présentations à des congrès ou coordonner la planification d’événements pour les équipes. -Gestion des rencontres : Coordonner les réunions de divers comités, les suivis clients et partenaires, en préparant les ordres du jour, les calendriers, en assurant la logistique, et en rédigeant les comptes-rendus. -Planification et coordination : Organiser les réunions, les rendez-vous, et les déplacements, en tenant compte des priorités et des contraintes de temps, tout en veillant à la disponibilité des informations nécessaires. -Gestion des réseaux sociaux : Développement d’articles et de publication afin de faire rayonner l’expertise interne.

Requirements

• 5+ years
• bilingual
• ms office
• adobe pro
• college diploma
• detail‑oriented

What You Bring

-Sens aigu de l’esthétisme dans les communications, souci élevé de la qualité du travail, attention aux détails, capacité à gérer les priorités et la pression -Minimum cinq (5) ans d’expérience en administration ou dans un domaine connexe ou l’expérience pertinente en tant qu'adjoint-e administratif-ve et/ou secrétaire de direction -Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit. Le bilinguisme est une exigence pour ce poste afin de communiquer efficacement avec un large éventail de parties prenantes, notamment nos clients, nos partenaires et nos équipes intersectorielles à l’échelle nationale -Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et Adobe Pro et les réseaux sociaux -Diplôme d'études collégiales ou professionnelles (DEC, AEC ou DEP) en administration, communications, techniques bureautiques ou dans un autre domaine pertinent -Gestion des communications : Collaborer avec d'autres départements et parties prenantes et ressources. Filtrer et gérer les communications entrantes et sortantes, répondre aux demandes appropriées, rediriger et faire le suivi des messages vers les membres concernés.

People Also Searched For

About Cima+

-From modest beginnings, it grew into a multidisciplinary firm delivering both local and national projects. -It operates over 40 offices across Canada, offering integrated consulting across engineering disciplines. -Services span energy, infrastructure, transport, buildings, environmental, geotechnical, and digital systems. -Typical projects include major infrastructure, urban development, environmental restoration, and complex transit systems. -CIMA+ has reinforced its scope through strategic acquisitions like C3 Water, Eramosa and MidSea Engineering. -It stands out for its employee-shareholder model, fostering commitment and entrepreneurial drive. -Continuously expanding presence and innovating in project delivery and digital technology integration.

Sector Specialisms