Coordonnateur de la location, bilingue / Bilingual Leasing Coordinator

Overview

Bilingual admin support for leasing, handling docs, databases, coordination, and tenant liaison.

Key Responsibilities

• lease agreements
• leasing db
• site plans
• meeting coordination
• document filing
• data analysis

Tasks

-Prepare amending agreements, extension agreements, assignments of lease (for existing Tenants) -Préparer les fiches récapitulatives des transactions ; -Participer à la collecte d'informations sur les sites et rédiger la documentation et la correspondance à envoyer aux locataires potentiels et existants ; -Assister à des réceptions au nom du service ; -Maintain leasing database, tracking schedules and various leasing reports. -Préparer les plans du site pour les réunions de location et rédiger les procès-verbaux des réunions de location. -Aider à la préparation des formulaires de demande de bail ; -Set-up and assist in preparation of external and internal meetings; -Assurer l'organisation du service de location en classant les documents, en les téléchargeant sur Co-share et sur les banques de données ; -Préparer les accords de modification, les accords de prolongation, les cessions de bail (pour les locataires existants). -Review and revise commission agreements, process broker commission invoices. Act as liaison between tenants and accounting; -Envoyer une lettre de renonciation et une copie du bail aux locataires une fois qu'un accord contraignant a été conclu ; -Coordonner les préparatifs de voyage ; -Organiser et aider à la préparation des réunions externes et internes ; -Assist in preparation of Lease request forms; -Examiner et réviser les accords de commission, traiter les factures de commission des courtiers. Assurer la liaison entre les locataires et la comptabilité ; -Liaise with planning, construction, finance, legal and accounting departments as required -Prepare Deal Summary Sheets; -Recueillir et analyser des informations afin de préparer des propositions (telles que des budgets et des plans d'implantation). -Prepare site plans for leasing meetings and take minutes of leasing meetings -Attend functions on behalf of the department; -Assist with site information gathering and drafting documentation and correspondence to be sent to prospective and existing tenants; -Assurer la liaison avec les services de planification, de construction, de finance, de droit et de comptabilité, le cas échéant. -Tenir à jour la base de données des locations, les calendriers de suivi et les divers rapports de location. -Keep the Leasing dept. organized with filing, uploading documents to Co-share and databanks; -Draft letters and prepare expense reports; -Gather and analyze information in order to prepare proposals (such as, budgets and site plans) -Coordinate travel arrangements; -Send waiver letter and copy of lease to tenants once a binding agreement is in place; -Rédiger des lettres et préparer des notes de frais ;

Requirements

• 3 years
• lease terminology
• analytical
• bilingual
• yardi
• admin diploma

What You Bring

-Minimum 3 year office/clerical experience in a commercial real estate environment or equivalent; -Understanding of lease terminology; -Au moins trois ans d'expérience dans un bureau ou un service de bureau dans un environnement d'immobilier commercial ou l'équivalent ; -Autres projets en fonction des besoins. -Capacité à examiner les baux des locataires existants et à acquérir une compréhension complète de l'historique du locataire ; -Strong analytical and attention to detail skills. -Diplôme d'études collégiales et/ou certificat en administration ; -Ability to review existing tenant leases and gain a full understanding of the Tenant’s history; -Solides compétences analytiques et souci du détail. -Must be Fluently bilingual both written and spoken in French and English; -Ability to prioritize and multitask; -Capacité à établir des priorités et à effectuer plusieurs tâches à la fois ; -Maîtrise de MS Word, Power Point et Excel, Outlook, Yardi, Adobe -Doit exceller dans sa capacité à hiérarchiser la charge de travail ; -Doit être parfaitement bilingue, tant à l'écrit qu'à l'oral, en français et en anglais ; -Excellent oral and written communication skills and must possess the ability to effectively communicate across all levels of management within the company as well as outside the organization; -Proficient in MS Word, Power Point and Excel, Outlook, Yardi, Adobe -Excellentes compétences en communication orale et écrite et capacité à communiquer efficacement avec tous les niveaux de gestion au sein de l'entreprise ainsi qu'à l'extérieur de celle-ci ; -Must excel in ability to prioritize workload; -Compréhension de la terminologie des baux ; -College Diploma and/or Certificate in Administration;

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About Smartcentres Reit

-A prominent leader in large-scale, mixed-use real estate development. -Strategically develops retail centers anchored by major national retailers, with a growing focus on urban mixed-use spaces. -Boasts a robust portfolio of properties across Canada, ranging from commercial retail spaces to residential and industrial developments. -Consistently attracts high-quality tenants with complex developments delivered on time and within budget. -Transforms underutilized land into thriving mixed-use environments integrating retail, residential, and commercial spaces. -Expanding into residential and industrial sectors, creating dynamic communities that blend convenience and lifestyle. -Launching major residential developments to meet Canada's growing demand for urban living spaces. -Focuses on high-traffic locations with strong accessibility for long-term success. -Innovative approaches to smart technologies and sustainable practices within its properties.

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