Coordonnateur.trice, Contrôle de documents / Coordinator, Document Control

Overview

Manage document control system, metadata, reporting, and training for construction projects

Key Responsibilities

• document numbering
• edms management
• report creation
• contract submission
• rfi tracking
• training support

Tasks

-Attribuer les numéros de document de projet ou de dessin au besoin, conformément aux directives de la gestion de projet, de l'accord de projet et / ou des exigences du client ; -Gérer et coordonner les métadonnées et le processus de stockage des documents dans le système EDMS par toutes les parties internes et externes ; -Aider les équipes de projet à créer et à développer des rapports dans les systèmes EDMS. -Aide à la création, à la communication, à la mise en œuvre, à la maintenance et à la vérification de toutes les soumissions de contrats ; -Aider à la création, à la communication, à la mise en œuvre et à la maintenance d'un système de reporting pour suivre tous les RFI à travers les étapes clés de leur cycle de vie. -Assurer le respect des spécifications de délai d'exécution établies, de la réception des demandes au contrôle des documents à l'achèvement du traitement et de la distribution ; -Fournit de la formation et du soutien à tous les membres de l'équipe de projet concernant les pratiques appropriées de contrôle des documents - cela peut s'étendre aux utilisateurs externes tels que les fournisseurs, les entrepreneurs, les consultants, les clients et d'autres tiers ; -Cerner les possibilités d'amélioration continue des processus et surveiller les nouvelles solutions émergentes de logiciel . -Aider à la création, à la mise en œuvre et à la vérification d’un système de production de rapports pour faire le suivi de tous les documents de la RCN, du RAC, de la DDR, de la demande de changement et d’autres documents jugés essentiels par le projet du début à la fin ; -Superviser la réception, la saisie, le contrôle et l'accès de tous les documents du projet ; -Aider à la préparation du rapport de fin de projet ;

Requirements

• adobe acrobat
• bluebeam
• ms project
• edms
• aconex
• baccalauréat

What You Bring

-Connaissance intermédiaire-avancée des logiciels de format de document portable tels qu'Adobe Acrobat et Bluebeam -Responsable du fonctionnement et de l'utilisation du système de contrôle des documents pour le projet ; -Capacité d'interpréter et de mettre en œuvre des processus, des procédures, des flux de travail et des normes -Connaissance pratique intermédiaire des applications de MS Office telles que : MS Project ; Excel ; Word, Outlook, Visio, Powerpoint -Études postsecondaires – baccalauréat ou diplôme d'études collégiales préférés, ou expérience équivalente -Bonnes compétences en communication écrite et verbale -Un minimum de 1 à 5 ans d'expérience en contrôle de documents dans un environnement de projet de construction ou de site -Responsable de l’atteinte et du maintien de haut niveau d'exactitude des saisies des métadonnées dans le système EDMS conformément aux procédures et aux exigences relatives aux métadonnées pour la production de rapports et la vérification ; -L'intégrité. Nous donnons l'exemple, avec humilité et courage. -Expérience antérieure de l'utilisation de la gestion électronique des documents et du système de contrôle des documents ainsi que dans le traitement de la conception et de la documentation des fournisseurs -Aisance dans la maîtrise de la gestion électronique de fichiers (p. ex., Explorer et WinZip) -Veillons à ce que vous et votre famille receviez les services nécessaires à votre bien-être mental, émotionnel et physique. -Capacité de configurer, de créer et de gérer avec précision et efficacité les métadonnées de la documentation -Identifie et adresse les problèmes de traitement ou d'autres problèmes de système au gestionnaire des contrôles de projet ou du contrôle des documents en temps opportun ; -Capacité de documenter les tâches de travail (instructions de travail) -Responsable de la création et de la mise à jour de la matrice de distribution des projets ; -Expérience antérieure de travail avec ACONEX un atout -Compétences organisationnelles, avec une capacité éprouvée à respecter les délais dans un environnement au rythme rapide -Responsable de l'archivage et de la conservation appropriés des documents après la construction, y compris selon les spécifications de l'accord de projet.

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Benefits

-La sécurité toujours. C'est notre première valeur fondamentale. Si nous ne pouvons pas le faire en toute sécurité, nous ne le faisons pas du tout.

About AECON

-Spanning over 150 years. -Operates in civil infrastructure, urban transportation, and energy solutions. -Involved in planning, financing, and execution through public-private partnerships. -Advanced urban transportation projects, such as the Réseau express métropolitain (REM). -Advancing projects like the Darlington Small Modular Reactor. -Committed to sustainability and cutting-edge technology.

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