Coordonnateur.rice aux événements, Soutien administratif

Overview

Coordonnateur.rice aux événements, gestion logistique et support administratif

Key Responsibilities

• room booking
• document backup
• visibility tools
• print materials
• meeting coordination
• stakeholder communication

Tasks

-Soutenir la logistique en collaboration avec les équipes locales -Communiquer avec les participant.e.s pour confirmer leur présence et leurs besoins logistiques -Réserver les salles de conférence, le matériel et les services (traiteur, réception, nettoyage) -Maintenir la sauvegarde des documents dans les dossiers partagés. -Aider à la préparation d’outils de visibilité, tels que bannières, présentations et kiosques -Organiser des réunions (inscriptions, réservation de salles de conférence et coordination des calendriers des participant.e.s) -Préparer et imprimer les documents nécessaires (brochures, articles promotionnels, etc.) -Participer à la préparation des événements sur place -Assurer une communication optimale en collaborant avec les parties prenantes, internes et externes, à propos des initiatives en cours. -Préparer et distribuer des documents après les événements -Équipe collaborative qui partage ses idées et ses connaissances

Requirements

• excel
• english
• french
• 2-8 ans
• dec
• aec

What You Bring

-Flexibilité d’horaire qui allie présence au bureau et télétravail -Mettre à jour les outils de suivi des événements (tableaux, listes, rapports) -Faire preuve d’autonomie et de proactivité -Avoir une excellente capacité d’organisation et de gestion du temps et des priorités -Engagement solide en matière de santé et de sécurité -Excellente connaissance de la suite Microsoft Office, particulièrement Excel -Congés annuels et de maladie -Niveau d’anglais avancé afin de favoriser une bonne collaboration avec les bureaux de BBA et/ou les clients situés dans les provinces canadiennes anglophones et à l’international. La fréquence d’utilisation de l’anglais peut fluctuer d’occasionnelle à quotidienne en fonction des projets en cours -De deux à huit ans d’expérience pertinente -Avoir un bon esprit d’analyse et savoir résoudre des problèmes -Niveau de français avancé afin de favoriser une bonne collaboration avec les bureaux de BBA et/ou les clients situés au Québec -Agilité et écoute : vos idées se transforment en initiatives concrètes -Faire preuve d’adaptabilité -Être capable d’autodéveloppement -Effectuer le suivi des livrables avec les fournisseurs et les organisateur.rice.s d’événements -Ambiance humaine où l’on écoute les idées de chacun.e et où l’on ne ressent pas de hiérarchie -Capacité de voir au-delà des standards établis -Gérer les inscriptions aux événements -Rigueur et sens de l’éthique -DEC en administration, AEC en techniques de gestion de projet ou combinaison de scolarité et d’expérience pertinentes -Sens de l’équité et de l’inclusion

People Also Searched For

Benefits

-Vision tournée vers les résultats -Espaces de travail conviviaux, écoresponsables et à la fine pointe de la technologie -Club social dynamique qui propose des activités pour tous les goûts -Programme de boni annuel pour tous.tes les employé.e.s régulier.ère.s -Programme de cellulaire -Régime d’assurance collectif commençant le jour 1, y compris l’assurance invalidité à court et à long terme et un programme de télémédecine -Régime d’épargne-retraite -Salaire de base annuel

About Bba Consultants

-Founded with a passion for delivering exceptional engineering solutions, has grown into a recognized leader in its field. -Specializing in multidisciplinary services, partners with clients across diverse sectors to tackle complex challenges. -Works on a wide array of projects, from large-scale infrastructure to cutting-edge energy systems, always with a focus on innovation. -Their projects include designing critical energy systems, enhancing water resource management, and developing sustainable infrastructure solutions. -Thrives on providing tailored solutions in energy, infrastructure, and environmental management, ensuring the future is built smarter. -With a focus on both private and public sector projects, is well-versed in navigating complex regulatory environments. -Notable for its expertise in energy and water resources, has made a significant impact in helping clients transition to sustainable solutions. -Success lies in its ability to combine technical know-how with a customer-centric approach, making them a trusted partner worldwide.

Sector Specialisms