Gestionnaire des Installations (À distance)

Overview

Oversee daily facility operations, vendor management, reporting, and compliance remotely.

Key Responsibilities

• report generation
• invoice approval
• work order review
• quality compliance
• client interface
• supplier follow-up

Tasks

-Répondre aux besoins des clients en matière de production de rapports, au besoin. -Demander les approbations au client. -Inspecter les bons de travail fermés par les fournisseurs et s’assurer que les détails de clôture complets/exacts sont fournis (p. ex. coût, travail effectué, n o d’étiquette d’équipement). -Relever les problèmes de qualité, de conformité et de contrats et les communiquer aux équipes de gestion appropriées de BGIS et des clients. Collaborer avec ces équipes pour résoudre les problèmes relevés. -Examiner les bons de travail – s’assurer que tous les bons de travail envoyés au GDI sont fermés ou réattribués à un technicien ou à un fournisseur. -Participer et recueillir des renseignements pour les RAT. -Produire un rapport sur les bons de travail ouverts et vérifier l’état avec les fournisseurs appropriés. -Agir comme interface entre la direction de BGIS et la direction du client pour déterminer les exigences réglementaires et de conformité applicables et assurer une compréhension exacte de ces exigences entre BGIS et le client. -Examiner et approuver les factures à payer (Oracle). -Réaliser les activités de l’équipe responsable de la qualité et de la conformité qui soutiennent les obligations contractuelles de conformité de la qualité. -Répondre aux demandes du client concernant les bons de travail actuels ou antérieurs (état des travaux, problèmes/garantie, suivi d’incident). -Agir comme principal point de contact entre le client et toutes les autres parties, les techniciens qui communiquent pour obtenir des approbations, des questions et des problèmes, les fournisseurs qui ont besoin de renseignements supplémentaires ou d’approbations. -Faire des appels/courriels aux fournisseurs et clients et en recevoir pour assurer le suivi de l’état des bons de travail, de leur création ou de leur annulation.

Requirements

• ms excel
• power bi
• problem solving
• 3-5 years
• project planning
• technical writing

What You Bring

-Aptitudes démontrées en organisation, en planification de projet et en gestion. -Fournir des commentaires pour la planification, l’élaboration, l’exécution et l’amélioration des processus et des programmes liés à la conformité. -Corriger l’information dans le système, les adresses et les numéros de téléphone. -Examiner et résoudre les erreurs de facturation. -Compréhension des exigences en matière de conformité des organisations externes pertinentes. -Solides aptitudes d’évaluation, fondées sur l’observation de preuves objectives -Examiner et approuver la facturation des services techniques. -Examiner les bons de travail d’EP et effectuer un suivi auprès des fournisseurs, au besoin. -Se conformer à toutes les politiques et procédures de l’entreprise et respecter les normes de l’entreprise. Autre -Examiner et résoudre les renvois/suivis de factures. -Examiner les bons de travail prioritaires – communiquer des bons de travail prioritaires aux fournisseurs et assurer le suivi, et s’assurer qu’ils sont traités rapidement pour répondre aux exigences des IRC. -Générer et envoyer les bons de travail (BT) de demande de service aux fournisseurs conformément au processus établi. -Bonnes capacités de formation et de présentation. -Maîtrise de MS Excel, PowerPoint, Word et Power BI; -Capacité à travailler avec un minimum de supervision directe. -Solides aptitudes en analyse et en résolution de problèmes. -Contribuer à la mise en œuvre des processus liés à la conformité par le biais d’activités telles que la coordination de la mise en œuvre des processus avec les parties prenantes concernées, la documentation des processus, la fourniture de contenu pour les présentations. -Ajout de nouveaux fournisseurs et de nouveaux emplacements dans le système. -Capacité à élaborer, analyser et comprendre des processus complexes -Aptitudes en rédaction technique. -Bonnes capacités de communication orale et écrite -Avec de l’aide, participer à l’examen des processus connexes en réalisant des études de capacité des processus de conformité afin de cerner, d’améliorer et de corriger les inefficacités et les inexactitudes des processus; examiner les documents sur les processus et discuter avec les parties prenantes pertinentes pour comprendre et cerner les occasions d’amélioration des processus. -De trois à cinq ans d’expérience pertinente en gestion des installations ou en gestion des fournisseurs.

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Benefits

-Fournir du mentorat, de l’encadrement et de l’orientation pour l’ensemble des membres d’équipe. -Mettre à jour l’état du BT s’il s’avère qu’il est terminé ou résolu pendant le suivi. -La participation à des bons de travail d’urgence particuliers peut devoir être gérée du début à la fin.

About Bgis

-Founded with a focus on providing top-tier facility management services across North America. -Specializes in integrated solutions that enhance efficiency, sustainability, and performance of assets. -Works with various sectors, including commercial, industrial, and government infrastructure. -Provides services ranging from facility management to energy optimization and project management. -Offers a range of solutions, from technical services to space planning and design. -Operates across key markets in Canada, the United States, and abroad, with a growing global presence.

Sector Specialisms