Assistant Property Manager

Overview

Assist property manager with tenant administration, building operations, projects and budgeting.

Key Responsibilities

• move-in/out
• building inspections
• database maintenance
• construction coordination
• budget planning
• tenant relations

Tasks

-Complete Move In/Move Out process, with Building Operators; -Assist with the preparation of tenant communication; -Effecteur les inspections des immeubles en collaboration avec les techniciens d’immeubles -Complete Building Inspections with Building Operators; -Maintenir à jour les bases de données du portefeuille immobilier, incluant les informations sur les locataires, les contrats, les fournisseurs de services et les contacts d’urgence. -With the guidance of the Property Manager, manage operation and capital projects. -Coordonner et gérer les projets de construction, et assurer la mise à jour des calendriers de suivi des travaux -Participer activement au processus annuel de planification budgétaire opérationnelle et corporative. -Sous la supervision du gestionnaire immobilier, assurer la gestion des opérations ainsi que des projets d’immobilisations. -Set up tenants and monitor as required and dispatch requests to Operators; -Effectuer le processus d’emménagement/déménagement des locataires en collaboration avec les techniciens d’immeubles. -Maintain all necessary databases for portfolio, including tenants, contracts, service providers, and emergency contact information; -Assist as necessary in the coordination and administration of property initiatives, including sustainability and environmental initiatives, building maintenance and repairs programs, capital improvement projects, and leasehold improvements; -Actively participate in the annual operating and corporate budgeting process; -Assist Property Manager in the administration of building service contracts; preparation of tender and standard service agreements as necessary; -With the guidance of the Property Manager, establish and maintain a professional working relationship with tenants by responding to all requests in a prompt and courteous manner; -Provide support and back up in the entering of purchase orders, and reviewing open PO’s; -Offrir du soutien et assurer la relève pour la saisie des bons de commande, ainsi que pour la révision des bons de commande ouverts. -Participer à la préparation des communications destinées aux locataires. -Co-ordinate and manage construction projects and update construction tracking schedules;

Requirements

• excel
• word
• mri
• jde edwards
• vts
• bilingual

What You Bring

-Appuyer le gestionnaire immobilier dans l’administration des contrats de services, y compris la préparation des appels d’offres et des ententes de services standards. -Gérer les appels de service des locataires et transmettre les demandes aux techniciens d’immeuble, en assurant un suivi efficace jusqu’à la résolution. -Maîtrise de la suite Microsoft Office : Excel et Word. -Expérience avec les logiciels MRI, JDE Edwards et VTS (un atout). -Strong understanding of buildings systems and terminology as it relates to industrial and flex buildings; -Au moins trois années d’expérience en gestion immobilière, avec une maîtrise démontrée d’interprétation des baux et des contrats. -Minimum of three (3) years’ experience in property management; demonstrated proficiency in lease and contract interpretation; -Excellente compréhension des systèmes de bâtiment et de la terminologie associée, notamment en ce qui concerne les immeubles industriels et flexibles. -Sous la supervision du gestionnaire immobilier, établir et maintenir une relation professionnelle avec les locataires en répondant à leurs demandes de manière rapide et courtoise. -Contribuer, au besoin, à la coordination et à l’administration des initiatives immobilières, notamment celles liées à la durabilité, à l’environnement, à l’entretien et aux réparations, aux projets d’immobilisations et aux améliorations locatives. -Bilingual in English and French, and; -Experience in MRI/JD Edwards and VTS Leasing Software would be an asset. -Proficient in Microsoft Office: Excel and Word;

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About Dream

-The company focuses on creating long-term value across residential, commercial, and industrial properties. -Dream specializes in mixed-use developments that combine residential, retail, and office spaces. -With a strong track record of innovation, Dream has a diverse portfolio of projects across major cities. -The company is committed to transforming underutilized spaces into vibrant, sustainable communities. -Dream's expertise spans the entire lifecycle of development, from acquisition and planning to construction and management. -Notable projects include award-winning developments that blend modern architecture with community-focused designs.

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