Gestionnaire de bureau et adjoint exécutif/Office Manager & Executive Assistant

Description

• Coordonner les assemblées générales de l'entreprise, de la conception de l'ordre du jour à la logistique, en veillant à l'alignement avec les messages exécutifs.
• Represent the Executive Leadership Team and BrainBox AI with professionalism in all communications and interactions.
• Coordinate all building management requests and advisories through tenant portal
• Ensure the office environment reflects the professionalism and innovation of BrainBox AI.
• Support internal communications initiatives
• Prioritize engaging with customers. When not directly interacting with customers; collaborate with colleagues in your office
• Support strategic projects directly assigned by the Executive Leadership Team, tracking deadlines and deliverables.
• Representing BrainBox AI’s leadership with professionalism to both internal and external stakeholders.
• Coordonner toutes les demandes et avis de gestion de bâtiment via le portail des locataires.
• Aider à la création de présentations, de rapports et de communications.
• Assurer une expérience cohérente et de haute qualité pour les visiteurs, y compris les cadres de Trane Technologies, les investisseurs et les partenaires stratégiques.
• Soutenir l'équipe de direction exécutive dans la planification, la coordination et le suivi des initiatives stratégiques.
• Coordonner les ensembles de bienvenue et de départ pour les employés, en collaboration avec les ressources humaines et le marketing.
• Organiser les visites du showroom et du laboratoire d'IA pour Trane Technologies, les clients, les investisseurs et les cadres supérieurs.
• Représenter l'équipe de direction exécutive et BrainBox AI avec professionnalisme dans toutes les communications et interactions.
• Support the Executive Leadership Team with scheduling, coordination, and follow-up of strategic initiatives.
• Organize AI Showroom & Lab visits for Trane Technologies, clients, investors, and senior executives.
• Ensure a consistent, high-quality experience for visitors, including executives from Trane Technologies, investors, and strategic partners.
• Oversee daily office operations, including supplies, catering, and vendor coordination.
• Guaranteeing flawless execution of communications, meetings, and events.
• Priorisez l'engagement avec les clients. Lorsque vous n'interagissez pas directement avec les clients, collaborez avec vos collègues dans votre bureau
• Superviser les opérations quotidiennes du bureau, y compris les fournitures, la restauration et la coordination des fournisseurs.
• Coordinate company Townhalls, from agenda design to logistics, ensuring alignment with executive messages.
• Provide direct executive assistance including travel coordination, expense reporting, and preparation of executive materials.
• Support in the development of presentations, reports, and communications.
• Coordinate welcome and farewell packages for employees, in alignment with HR and Marketing.
• Soutenir les initiatives de culture d'entreprise et l'engagement interne en collaboration avec les ressources humaines et le comité social.
• Soutenir les projets stratégiques directement assignés par l'équipe de direction exécutive, en suivant les échéances et les livrables.
• Support company culture initiatives and internal engagement in collaboration with HR and the social committee.

Requirements

• Solides compétences en gestion de projet et en organisation, avec la capacité de prioriser sous pression.
• High proficiency in Microsoft Office 365, Teams, Concur, and other productivity tools.
• Discretion, integrity, and professionalism in handling sensitive matters.
• Compétences exceptionnelles en communication (écrite et orale) en anglais et en français.
• Proven ability to prepare and disseminate internal communications
• 7+ years’ experience as an Executive Assistant, or Office Manager supporting senior executives.
• Plus de 7 ans d'expérience en tant qu'adjoint exécutif ou gestionnaire de bureau soutenant des cadres supérieurs.
• Exceptional communication skills (written and spoken) in English and French.
• Représentant le leadership de BrainBox AI avec professionnalisme auprès des parties prenantes internes et externes.
• Capacité avérée à préparer et diffuser des communications internes.
• Fournir une assistance exécutive directe, y compris la coordination des voyages, la gestion des dépenses et la préparation de documents exécutifs.
• Allégeant les charges administratives, opérationnelles et de coordination.
• Grande maîtrise de Microsoft Office 365, Teams, Concur et autres outils de productivité.
• Strong project management and organizational skills, with the ability to prioritize under pressure.
• Renforçant la culture de l'entreprise et l'engagement des employés.
• Discrétion, intégrité et professionnalisme dans la gestion de questions sensibles.
• Garantissant une exécution impeccable des communications, des réunions et des événements.

Benefits

• Du lundi au jeudi, travaillez sur place avec vos collègues. Le vendredi, choisissez votre lieu de travail, en équilibrant les exigences de votre travail
• Educational and training opportunities through company programs along with tuition assistance
• From Monday to Thursday, work onsite with your colleagues. On Fridays, choose your work location, balancing what your work requires
• Opportunités de développement professionnel et de formation par le biais des programmes de l'entreprise ainsi qu'une aide aux frais de scolarité.
• Les avantages commencent dès le PREMIER JOUR pour vous et votre famille, y compris les soins de santé étendus (EHC) qui incluent la couverture de la fertilité, un compte de dépenses de soins de santé (HCSA) financé par l'entreprise et des programmes de bien-être global – NOUS OSONS PRENDRE SOIN !
• Defined Contribution Pension Plan with a 2% Basic Company contribution and up to a 3% Company match on your contributions = up to a 5% Company contribution.
• Benefits kick in on DAY ONE for you and your family, including Extended Health Care (EHC) that includes fertility coverage, Company-funded Health Care Spending Account (HCSA), and holistic wellness programs – WE DARE TO CARE!
• Congés payés, y compris une journée de congé pour du bénévolat afin de soutenir vos efforts de bénévolat dans votre communauté.
• En savoir plus sur nos avantages ici !
• Paid Time off, including volunteer time off to support your volunteer efforts in your community.
• Régime de retraite à cotisations déterminées avec une contribution de base de 2 % de l'entreprise et jusqu'à 3 % de contrepartie de l'entreprise sur vos contributions = jusqu'à 5 % de contribution de l'entreprise.

Training + Development

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