Adjoint(e) administratif(ive), Vice-président principal et chef de marché Transport

Overview

Provide high-level admin support to Senior VP Transport, manage calendars, travel, expenses.

Key Responsibilities

• calendar management
• travel coordination
• presentation prep
• expense tracking
• stakeholder liaison
• event coordination

Tasks

-Prioritize emails and meetings using sound judgment and business acumen based on an understanding of group objectives, processes and schedules; -Prioriser les courriels et les réunions en faisant preuve de jugement et d'un sens aigu des affaires reposant sur la compréhension des objectifs, des processus et de l’Agenda; -Coordonner les préparatifs de voyage et fournir tous les documents requis (itinéraires, billets, etc); -Coordinate travel arrangements and provide all required documents (itineraries, tickets, etc); -Développer des relations de confiance avec les employés, la direction et les autres collègues; -Préparer, soumettre et faire le suivi des feuilles de temps dans Oracle et des comptes de dépenses dans Concur. -Develop trusting relationships with employees, management and other colleagues; -Développer des agendas prévisionnels et créer des processus pour assurer une planification efficace de tous les comités; -Préparer des présentations PowerPoint ou autres types de documents pour diverses réunions et comités internes ou externes; -Manage calendar and coordinate schedules, including coordinating meetings, organizing conference attendance and managing meeting logistics; -Assurer la liaison avec les différentes parties prenantes internes et externes et être le point de contact; -Participate in the creation, revision and editing of communications and consolidate documents for executive committees, etc; -Develop forward agendas and create processes to ensure effective planning of all committees; -Diriger la coordination de projets de grands événements et de réunions et participer à des projets spéciaux; -Provide administrative and operational support to management, using excellent communication skills, judgment and discretion, and building relationships with internal and external partners; -Lead project coordination for major events and meetings and participate in special projects; -Participer à la création, à la révision et à l'édition de communications et consolider les documents destinés aux comités de direction, etc; -Prepare, submit and track expense accounts in Concur and timesheets in Oracle. -Liaise with various internal and external stakeholders and act as point of contact; -Prepare PowerPoint presentations and other documents for various internal and external meetings and committees;

Requirements

• ms office
• concur
• english
• french
• secretarial degree
• 5+ years

What You Bring

-Capacité à faire preuve d'un haut degré de proactivité et de réactivité et avoir une approche orientée vers les solutions. -Capacité à établir des priorités et à effectuer plusieurs tâches simultanément; -Ability to evolve in a fast-paced environment; -Ability to work independently with minimal supervision; -Capacité à travailler de manière indépendante avec un minimum de supervision. -Ability to demonstrate a high degree of proactivity and responsiveness; -Fournir un soutien administratif et opérationnel aux dirigeants usant d'excellentes compétences communicationnelles, en faisant preuve de jugement et de discrétion, et en établissant des relations avec des partenaires internes et externes; -This position requires knowledge of a language other than French, namely English, as it involves collaboration with members of the Canadian or global leadership team located outside Québec. -Hold a degree in secretarial, administration or office management; -Gérer l'agenda et coordonner l'emploi du temps, y compris la coordination des réunions, l'organisation de la participation à des conférences et la gestion de la logistique des réunions; -A une excellente maîtrise de la suite MS Office (Teams, Outlook, Word et PowerPoint), SAP Concur, et avoir la volonté et capacité de s'adapter aux nouvelles technologies et aux nouveaux outils. -Faire preuve d'intégrité, démontrer sa capacité à respecter la plus grande confidentialité et savoir gérer les différentes situations qui se présenteront quotidiennement. -Demonstrate integrity, the ability to maintain confidentiality and the ability to deal with situations as they arise on a daily basis; -Détient un diplôme d'études en secrétariat, bureautique ou gestion de bureau; -Is proficient in English and French (spoken and written)*; -Un milieu de vie stimulant où l’équilibre vie personnelle et vie professionnelle est important; -L’opportunité de travailler sur des projets variés et d’envergure autant à l’interne qu’à l’externe; -Capacité à évoluer dans un environnement au rythme rapide. -Ability to prioritize and multi-task; -Has Minimum of five (5) years' relevant experience as an administrative/executive assistant to senior executives in a dynamic, professional and complex organization; -Proficiency in MS Office (Teams, Outlook, Word, and PowerPoint), Concur and willingness and ability to adapt to new technologies and tools; -Est en mesure de communiquer aisément en français et en anglais (oral et écrit)*; -Possède un minimum de cinq (5) ans d’expérience pertinente en tant qu'adjoint(e) administratif(ve)/exécutif(ve) auprès de cadres supérieurs dans une organisation dynamique, professionnelle et complexe;

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Benefits

-L’accès à une offre de formations diversifiées axées sur le développement et les intérêts de chacun; -The opportunity to work on various major projects for internal and external clients. -Un salaire concurrentiel, des avantages sociaux flexibles, un régime d’actionnariat et un régime de retraite à cotisations déterminées; -Competitive pay, flexible benefits, an employee share plan, and a defined contribution pension plan. -Un environnement de travail axé sur la santé et sécurité. -A wide array of learning and development opportunities.

About Atkinsréalis

-Its tech‑forward Richland Technology Center supports robotics, digital and net‑zero innovation in energy and cleanup. -A nuclear engineering pioneer, it’s the owner’s engineer for U.S. small modular reactor projects and refurbishments. -A trusted tolls and highway consultant, it supports major state DOTs.

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