Adjoint(e) Administratif(ve) Aux Courtiers

Le rôle consiste à fournir un soutien administratif complet aux professionnels de l’immobilier. En plus de préparer la correspondance courante, le poste comprend la recherche et l’analyse de propriétés, la préparation de matériel de marketing, ainsi que la soumission de données comptables à la clôture des transactions. Adjoint(e) administratif(ve) aux courtiers aux clients contribue également à la mise à jour des bases de données de ventes et assume diverses tâches administratives courantes au sein du bureau.

• Préparer et produire des présentations marketing et des rapports, tout en transformant des idées en concepts visuels avec PowerPoint ou InDesign, souvent dans des délais serrés.
• Gérer et mettre à jour les bases de données clients/prospects des courtiers assignés.
• Créer des études de marché et des livrets de visites de propriétés disponibles, en recueillant les informations nécessaires auprès de bases de données ou de contacts, et organiser les visites.
• Classer et archiver les dossiers et registres des courtiers assignés.
• Contribuer à l’amélioration continue des indicateurs de performance et tableaux de bord, en veillant à la mesure et au suivi de tous les services.
• Mettre en place des processus de suivi des tâches, consigner les problèmes afin d’identifier les enjeux technologiques et opérationnels. Développer des listes de contrôle pour assurer la conformité.
• Mener des recherches, rassembler des données et exécuter des projets spéciaux.
• Suivre les tâches et respecter les échéanciers afin d’assurer un traitement efficace et dans les délais.
• Préparer la correspondance, les documents, les demandes de propositions, les rapports, les factures, etc., conformément aux directives courtiers et/ou en fonction des politiques de l’entreprise.

Chez Savills, nous aidons les organisations à trouver des solutions qui favorisent la réussite de leurs employés. Hautement qualifiées et profondément engagées, nos équipes intégrées de conseillers et de courtiers sont des experts en immobilier de qualité. Grâce à nos services en représentation de locataires, marchés de capitaux, gestion de projets, incitatifs liés à la main-d’œuvre et stratégies d’aménagement/expérience des occupants, nous stimulons le potentiel des milieux de travail, que ce soit à proximité ou à l’échelle mondiale, et ce, depuis plus de 160 ans.

LOGICIELS SPÉCIFIQUES UTILISÉS

Savills est à la recherche d’un(e) Adjoint(e) administratif(ve) aux courtiers afin de se joindre à l’équipe de notre bureau de Montréal.

• Excellentes aptitudes organisationnelles, relationnelles et communicationnelles.
• Esprit d’initiative, créativité et aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Sens du détail, capacité à réagir efficacement et rapidement tout en demeurant flexible.
• Capacité à travailler efficacement en équipe et à établir de solides relations professionnelles, tant à l’interne qu’à l’externe.
• Rédiger des communications confidentielles avec une grammaire, une ponctuation et une orthographe irréprochables.
• Outlook et autres systèmes de gestion de contacts, médias sociaux et courriels.
• Adobe Acrobat.
• Excellentes compétences en révision et de correction.
• Fournir des renseignements généraux sur l’entreprise et répondre aux demandes internes et externes de nature non technique.
• Maîtrise des logiciels Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Capacité à accomplir un volume élevé de tâches avec un minimum de supervision.
• Applications Microsoft (Word, Excel, PowerPoint).
• Anticiper de façon proactive les besoins des courtiers et des clients.
• Effectuer des tâches administratives générales telles que la gestion d’agendas, la planification de réunions et les réservations de voyages.
• Minimum d’un (1) an d’expérience pertinente en soutien administratif auprès de plusieurs personnes; une expérience en immobilier est un atout.
• Baccalauréat en administration des affaires, en économie ou expérience équivalente.