Coordonnateur I Coordonnatrice administrative et réception

Description

• Piloter la gestion administrative des dossiers d’ouverture des appels d’offres (la collecte des documents/informations), en assurant rigueur et respect des délais.
• Collaborer étroitement avec les équipes pour coordonner la gestion des nouveaux dossiers en développement.
• Effectuer toutes autres tâches connexes en vue d’assurer le bon fonctionnement du bureau.
• Traiter les demandes de crédits auprès de certains fournisseurs, au besoin, et en assurer le suivi.
• Effectuer la consolidation mensuelle et assurer le suivi administratif de certains comptes fournisseurs.
• Gérer efficacement les livraisons et expéditions de colis via les messagers (Express Post, Purolator).
• Faire le montage complet des documents requis pour les équipes et compléter avec précision les formulaires demandés, en s’assurant de leur exactitude et de leur conformité aux exigences.
• Assurer la coordination des réservations des salles de conférence, préparer le matériel et commander les repas nécessaires lorsque requis et parfois planifier des rencontres.
• Émettre les bons de commande dans le système comptable conformément aux procédures établies.
• Mettre à jour les tableaux de suivi sur l’avancement des divers dossiers et les publier hebdomadairement aux membres de l’équipe.
• Assurer tout au long de l’appel d’offres le téléchargement et l’enregistrement des documents et de leurs addendas et en informer les équipes concernées.

Requirements

• Bilinguisme (anglais et français) un atout
• Gérer efficacement des boîtes Outlook du bureau, incluant le traitement des courriels.
• Responsable de l’accueil physique.
• Maitrise de la suite MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Être l’ambassadeur de la culture d’entreprise dès le premier contact.
• Capacité à gérer les priorités dans un environnement dynamique
• Détenir un minimum de 5 ans d’expérience dans des fonctions similaires
• Gérer les achats de fournitures de bureau et de produits de cuisine (café, thé, lait, sucre), tout en maintenant un inventaire à jour.
• Avoir du leadership et sens du service
• Détenir une bonne capacité à travailler et à communiquer en équipe
• Courtoisie et professionnalisme

Benefits

• REER collectif avec cotisation de l’employeur dans un Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB);
• Environnement diversifié, innovant et stimulant;
• Accès à un médecin virtuel instantanément (télémédecine) 24h/24;
• Club social et comité santé mieux-être actifs;
• Programme complet d’assurances collectives dès l’entrée en poste (volets santé et dentaire payés par l’employeur);
• Programme de vêtements corporatifs dès l’embauche;
• Programmes de formation et de perfectionnement;
• 4 semaines de vacances annuelles;
• Programme d’aide aux employés;
• Salle d’entraînement;

Training + Development

Interview process

Visa Sponsorship

Security clearance