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Administrateur/Administratice des services administratifs
Colliers Project Leaders | Canada
Bilingual admin leader overseeing office ops, events, facilities, finance and staff support.
13d ago
Junior (1-3 years)
Full Time
Ottawa, Ontario, Canada
Hybrid
Company Size
500 Employees
Service Specialisms
Project Management
Infrastructure Advisory
Construction Solutions
Integrated Project Delivery (IPD) & Lean
Furniture, Equipment Planning & Move Readiness
Sector Specialisms
Education
Culture & Recreation
Federal
Transit
Energy
Healthcare
Water/Wastewater
Role
What you would be doing
facilities management
document control
office operations
event coordination
financial reconciliation
health & safety
- Assumer la responsabilité des installations du bureau, y compris l'entretien, la sécurité et les aires communes.
- Appliquer les politiques de conservation des documents et assurer la conformité avec les normes de l’entreprise.
- Superviser les opérations du bureau, en assurant un environnement de travail organisé et efficace.
- Coordonner les inscriptions, les commandites et la participation aux salons professionnels.
- Prendre en charge les opérations du bureau, en identifiant de manière proactive les défis et en mettant en œuvre des solutions.
- Des heures supplémentaires peuvent être requises selon les besoins du bureau.
- Volonté de collaborer, d’aider les autres et d’assumer de nouvelles responsabilités.
- Réconcilier les cartes de crédit d’entreprise et appuyer les processus financiers.
- Formation postsecondaire en administration des affaires, en commerce ou dans un domaine connexe (atout).
- Participer aux réunions du comité de santé et sécurité et coordonner les activités de conformité, y compris la formation et les inspections.
- Collaborer avec les propriétaires et les fournisseurs de services externes au besoin.
- Agir comme point de contact principal pour les fournisseurs, prestataires de services et partenaires.
What you bring
microsoft office
bilingual
3-5 yrs
administrative
planning
problem solving
- Diriger la planification et l’exécution des réunions, événements et conférences, sur place ou à l’extérieur.
- Capacité à faire preuve de bon jugement, de tact et de diplomatie dans un environnement professionnel.
- Gérer les tâches avec précision, rapidité et souci du détail tout en respectant des échéances concurrentes.
- 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle administratif ou de gestion de bureau, idéalement auprès de cadres supérieurs.
- Excellentes compétences organisationnelles, interpersonnelles et en communication, avec une capacité démontrée à gérer des priorités concurrentes.
- De nombreuses occasions de perfectionnement professionnel, de formation et de mentorat
- Faire preuve d’un excellent jugement et de diplomatie dans vos interactions avec la direction, les employés et les parties prenantes externes.
- Maîtrise bilingue de l’anglais et du français (à l’oral et à l’écrit) requise.
- Forte capacité à assumer ses responsabilités, à rendre des comptes et à agir avec professionnalisme.
- Personne proactive, autonome, qui s’épanouit dans un environnement de bureau dynamique.
- Agir en tant que ressource principale pour le bureau d’Ottawa, en fournissant un soutien administratif stratégique et opérationnel.
- Capacité à établir et maintenir des relations de travail efficaces avec les membres de l’équipe.
- Capacité démontrée à résoudre des problèmes, à faire preuve d’initiative et de bon jugement.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
- Gérer l’intégration et le départ des employés et des consultants, y compris les besoins en TI et en installations.
- Horaire de travail standard : du lundi au vendredi, de 8 h à 17 h
- Soutenir la direction dans la planification, les rapports et la coordination des priorités.
- Fournir un soutien bilingue (anglais/français) dans diverses fonctions pour renforcer la communication et l'engagement au sein de nos équipes.
- Un environnement de travail flexible
- Un environnement où les gens se sentent réellement accueillis, écoutés et inclus, quelles que soient leurs particularités.
- Il s’agit d’un poste en présentiel
- La possibilité d’avoir un impact positif réel sur nos collectivités clientes
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Interview process
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Visa SponsorshipInformation not given or found
Security clearanceInformation not given or found
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Company
Overview
30+ years
Experience
Proven track record of delivering high-value projects across multiple industries.
- Delivers complex and high-value projects with a focus on quality and performance.
- Offers tailored solutions across sectors including industrial, residential, and commercial.
- Manages projects from inception to completion with a comprehensive approach.
- Provides large-scale infrastructure developments, commercial buildings, and residential complexes.
- Focus on cost control, schedule management, and risk mitigation for client success.
- Showcases excellence in energy, industrial, and commercial sectors.
- Adapts to unique project needs with a flexible and dynamic approach.
- We are client-focused.
- We embrace innovation and technology.
- We work with integrity and honesty.
- We value collaboration and teamwork.
- We foster a culture of respect and accountability.
- We prioritize safety and quality in everything we do.
- We support professional development and growth.
2050 Target
Net Zero Emissions Goal
Committed to achieving net zero carbon emissions by a specific future date.
- Integrates sustainability into all aspects of project delivery.
- Focuses on reducing environmental impacts through energy-efficient building designs and practices.
- Considers sustainability and environmental performance in project decision-making.
- Assists clients in achieving LEED certifications and other sustainability-focused goals.
- Promotes an inclusive and diverse workplace.
- Focuses on creating equitable opportunities for all employees.
- Women represent a significant portion of the leadership team.
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