ADJOINTE EXÉCUTIVE / EXECUTIVE ASSISTANT

Description

Prépare ton CV et postule dès maintenant !

• Draft and manage consultant agreements, consortium partnership agreements, contracts, amendments, memorandums of understanding, and other project-related documents, ensuring proper transmission, follow-up, and filing ;
• Process and reconcile expense reports ;
• Verify the accuracy, consistency, and compliance of documents and data ;
• Grand désir d’apprendre et de développer de nouvelles connaissances ;
• Collaborer avec les équipes de projets et apporter un soutien selon les besoins ;
• Coordinate travel arrangements such as conference registrations, restaurant, hotel, and flight bookings ;
• Organiser les réservations pour congrès, restaurants, hôtels et vols ;
• Collecter et fournir les informations nécessaires à l’ouverture de projets ;
• Collect and organize information required for project openings ;
• Traiter les feuilles de dépenses ;
• Préparer, distribuer et assurer le suivi des correspondances ;
• Draft, review, and distribute correspondence while ensuring proper follow-up ;
• Collaborate with project teams and provide administrative support as needed ;
• Prepare and distribute project meeting minutes when required.
• Provide executive and project management support to the partners ;
• Manage partners’ calendars and priorities, including meetings, travel, project deadlines, and internal or external commitments ;
• Assist in the progress and coordination of ongoing files and projects ;
• Prepare, format, and proofread various documents (letters, emails, tables, reports, forms, etc.) ; handle electronic signatures and seals (Notarius) ;
• Assister les associés dans leurs responsabilités exécutives et dans le suivi des projets de leur équipe ;
• Élaborer et gérer les ententes avec les consultants, les partenariats en consortium, les contrats, avenants et mémorandums d’entente, en assurant transmission, relances, suivi et classement ;

Requirements

NEUF RAISONS DE FAIRE ÉQUIPE

TES COMPÉTENCES

TON QUOTIDIEN

• Vérifier l’exactitude des informations et des calculs, ainsi que la conformité des documents ;
• Comfortable creating, annotating, and editing PDF documents.
• 5 to 10 years of experience with comparable responsibilities ;
• Bonne connaissance des systèmes et procédures de gestion de bureau ;
• Excellent time management skills with the ability to prioritize and maintain attention to detail ;
• Capable de communiquer aisément ;
• Suivre la progression des dossiers et veiller à leur bon avancement ;
• 5 à 10 ans d'expérience dans un rôle avec responsabilités similaires ;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel et Outlook), Deltek un atout,
• Excellent communication skills ;
• Connaissance dans la création, l’annotation et l’édition de PDF.
• Curiosity and motivation to learn and expand your knowledge ;
• Strong understanding of office management systems and administrative procedures ;
• Horaire flexible : 37,5 h/semaine, horaire d’été et télétravail possible ;
• Mettre en page et formater lettres et documents (courriels, tableaux, rapports, formulaires, etc.) ; gérer les signatures électroniques et les sceaux (Notarius) ;
• Proficiency in Microsoft Office Suite ;
• Culture participative : collaboration réelle, accès à des mentors ;
• Rédiger et transmettre les comptes rendus de réunions de projets selon les besoins.
• Excellentes compétences en gestion du temps, capacité à déceler les priorités et à faire preuve de minutie ;
• Développement professionnel : formations continues, expert BIM, soutien aux accréditations ;
• Engagement durable : fruits frais, rabais pour le transport actif, bornes de recharge ;

Benefits

• Sustainability focus – Fresh fruit, active transport deals, EV chargers;
• Avantages sociaux attrayants : assurances, télémédecine, compte santé ;
• Vie de bureau animée : activités sociales et sportives couvertes par NEUF ;
• Collaborative culture – Real teamwork, access to mentors;
• Prime location – Easy access by public transportation;
• Flexible schedule – 37.5 hours/week, summer hours, remote work options;
• Exciting projects – Diverse, large-scale, innovative, and sustainable;
• Vibrant office life – Social and sports activities covered by NEUF;
• Environnement de choix : accès facile aux transports en commun ;
• Professional development – Ongoing training and learning opportunities;
• Well-being – Unlimited coffee and tea, access to gym, lounge areas, and foosball table.
• Great benefits – Group insurance, telemedicine, and health spending account;
• Bien-être : café et thé à volonté, accès au gym, aires de détente, soccer sur table.

Training + Development

Interview process

Visa Sponsorship

Security clearance