Coordonnateur(trice) administratif(ve)-Services aux locataires

Sous la supervision de la Directrice des services administratif, Coordonnateur(trice) administratif(ve) – Services aux locataires assure le suivi administratif des départs, des résiliations et des transferts de baux, tout en maintenant une communication efficace avec les locataires et les partenaires internes. Ce poste requiert une rigueur administrative, une bonne connaissance des processus locatifs et une capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

• Recevoir et analyser les demandes d’ajout ou de retrait de nom.
• Compléter les formulaires de demande de résiliation de bail.
• Effectuer les suivis administratifs et mettre à jour les dossiers dans Yardi.
• Recevoir les avis de responsabilité et s’assurer qu’ils ne concernent pas des départs précipités (SKIP).
• Informer les parties prenantes des modifications au bail.
• Si la demande est acceptée, coordonner une inspection avec le gestionnaire.
• Informer les clients lorsque les avis de départ ne sont pas conformes.
• Pour les immeubles ou unités non-inscrits dans le portail, compléter le formulaire requis, le faire signer par Isabelle et envoyer un courriel à Hydro-Québec.
• Remplir le formulaire de demande de transfert.
• Informer le client de la décision et lui transmettre les procédures appropriées.
• Analyser les dossiers de demande de transfert.
• Assurer la gestion de la boîte courriel et des appels téléphoniques pour le département administratif (ADMIN).
• S’assurer que tous les locataires mentionnés au bail ont soumis un avis de départ.
• Vérifier les départs à venir et indiquer dans le portail d’Hydro-Québec que l'entreprise prend la responsabilité des comptes.
• Préparer et faire signer les documents requis.
• Effectuer les suivis nécessaires concernant les avis N1 et les certificats de services manquants.

1. Gestion des communications

• Bilinguisme obligatoire
• Enregistrer les avis de départ conformes dans le système et Yardi.
• Maîtrise du logiciel Yardi, ou capacité à apprendre rapidement.
• Mettre à jour le tableau de suivi des résiliations.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur et organisation.
• Esprit d’équipe et capacité à collaborer avec divers intervenants internes et externes.
• Vérifier que les avis de départ contiennent les informations requises.

Emploi temps plein, permanent (5 jours semaine)

Avantages sociaux : assurance collective, REER collectif

7. Rédaction de preuves de résidence

5. Traitement des demandes d’ajout ou de retrait de nom au bail

• Fournir des preuves de résidence aux locataires.