Assistant Property Manager

Description

• Maintenir à jour les bases de données du portefeuille immobilier, incluant les informations sur les locataires, les contrats, les fournisseurs de services et les contacts d’urgence.
• Actively participate in the annual operating and corporate budgeting process;
• Participer activement au processus annuel de planification budgétaire opérationnelle et corporative.
• Offrir du soutien et assurer la relève pour la saisie des bons de commande, ainsi que pour la révision des bons de commande ouverts.
• Set up tenants and monitor as required and dispatch requests to Operators;
• Coordonner et gérer les projets de construction, et assurer la mise à jour des calendriers de suivi des travaux
• Co-ordinate and manage construction projects and update construction tracking schedules;
• Effectuer le processus d’emménagement/déménagement des locataires en collaboration avec les techniciens d’immeubles.
• Complete Building Inspections with Building Operators;
• Complete Move In/Move Out process, with Building Operators;
• Maintain all necessary databases for portfolio, including tenants, contracts, service providers, and emergency contact information;
• Provide support and back up in the entering of purchase orders, and reviewing open PO’s;
• Sous la supervision du gestionnaire immobilier, assurer la gestion des opérations ainsi que des projets d’immobilisations.
• Effecteur les inspections des immeubles en collaboration avec les techniciens d’immeubles
• With the guidance of the Property Manager, manage operation and capital projects.
• Assist as necessary in the coordination and administration of property initiatives, including sustainability and environmental initiatives, building maintenance and repairs programs, capital improvement projects, and leasehold improvements;
• With the guidance of the Property Manager, establish and maintain a professional working relationship with tenants by responding to all requests in a prompt and courteous manner;
• Assist with the preparation of tenant communication;
• Assist Property Manager in the administration of building service contracts; preparation of tender and standard service agreements as necessary;
• Participer à la préparation des communications destinées aux locataires.

Requirements

• Bilingual in English and French, and;
• Gérer les appels de service des locataires et transmettre les demandes aux techniciens d’immeuble, en assurant un suivi efficace jusqu’à la résolution.
• Strong understanding of buildings systems and terminology as it relates to industrial and flex buildings;
• Sous la supervision du gestionnaire immobilier, établir et maintenir une relation professionnelle avec les locataires en répondant à leurs demandes de manière rapide et courtoise.
• Contribuer, au besoin, à la coordination et à l’administration des initiatives immobilières, notamment celles liées à la durabilité, à l’environnement, à l’entretien et aux réparations, aux projets d’immobilisations et aux améliorations locatives.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office : Excel et Word.
• Excellente compréhension des systèmes de bâtiment et de la terminologie associée, notamment en ce qui concerne les immeubles industriels et flexibles.
• Appuyer le gestionnaire immobilier dans l’administration des contrats de services, y compris la préparation des appels d’offres et des ententes de services standards.
• Proficient in Microsoft Office: Excel and Word;
• Experience in MRI/JD Edwards and VTS Leasing Software would be an asset.
• Expérience avec les logiciels MRI, JDE Edwards et VTS (un atout).
• Au moins trois années d’expérience en gestion immobilière, avec une maîtrise démontrée d’interprétation des baux et des contrats.
• Minimum of three (3) years’ experience in property management; demonstrated proficiency in lease and contract interpretation;

Benefits

Training + Development

Interview process

Visa Sponsorship

Security clearance