Leasing Coordinator

Description

The Leasing Coordinator provides day-to-day administrative support to, and assists in facilitating all leasing activities for the regional leasing team.

• Assist with developing presentations for internal and external use.
• Interact with joint venture partners as required.
• Review monthly leasing reports and ensure reports and VTS are accurate.
• Collaborate with the leasing team and joint venture partners to ensure that leasing activity is being properly recorded.
• Interagir avec les partenaires de coentreprise, au besoin;
• Liaison with marketing and Property Managers for development/leasing signage on our sites as well as pylon signage for tenants.
• Distribuer, numériser, organiser et tenir à jour tous les documents relatifs à la location, y compris ceux du système de classement électronique (fichiers M);
• Rédiger et distribuer les lettres au besoin entre les parties;
• En collaboration avec l’équipe de location, mettre à jour et distribuer le rapport sur l’expiration mensuelle de la location;
• Assurer la liaison avec les gestionnaires marketing et gestionnaires des lieux pour l’aménagement et la location des affiches sur nos sites ainsi que les enseignes de pylône pour les locataires;
• Other functions as required to facilitate the smooth operations of the leasing department.
• Track all critical dates, contractual waivers and leasing capital expenditures and draft corresponding letters for administrative approvals and sign offs.
• Process all tenant allowances and brokerage fees for payment as well as track all progressive payments for same.
• Support the leasing team with View The Space (VTS) from set up to inputting, updating and completion (Lease execution).
• Collaborer avec l’équipe de location et les partenaires de coentreprise pour s’assurer que les activités de location sont correctement répertoriées;
• Keep track of various documents in circulation between departments, partners and tenants including but not limited to lease documents, offers, deal summaries and documents out for signature.
• Soutenir l’équipe de location avec View The Space (VTS) de la configuration à la saisie, à la mise à jour et à la finalisation (exécution de la location);
• Draft and distribute letters as required between parties.
• Provide administrative support, including typing all types of correspondence, completing reports, photocopying, scanning, opening tenant files, taking minutes if necessary and help coordinating meetings.
• Distribute, scan, organize and maintain all lease related documents including to the electronic filing system (M-files).
• In conjunction with the leasing team update and distribute the monthly lease expires report.
• Coordinate leasing conferences and functions.
• Mettre à jour les plans de site et les fiches d’information sur la propriété, au besoin;
• Coordonner les conférences et les fonctions de location;
• Input leasing assumptions for the budget into JDE, run reports and ensure the accuracy of same.
• Update site plans and the property fact sheets as required.
• Complete credit checks for potential tenants.
• Faire le suivi des divers documents en circulation entre les départements, les partenaires et les locataires, y compris, mais sans s’y limiter, les documents de location, les offres, les sommaires des ententes et les documents à signer;
• Assurer la vérification de crédit des locataires potentiels;
• Apporter soutient administratif, notamment taper divers types de communications, finaliser des rapports, photocopier et numériser des documents, ouvrir les dossiers des locataires, rédiger les procès-verbaux au besoin et coordonner les réunions;
• Entrer les prévisions budgétaires de location dans JDE, exécuter des rapports et assurer l’exactitude de ces données;
• Passer en revue les rapports de location mensuels et s’assurer que les rapports et les VTS sont exacts;
• Faire le suivi de toutes les dates importantes, des renonciations contractuelles, des dépenses en immobilisations de location et des ébauches de lettres correspondantes pour les approbations et signatures administratives;

Requirements

Profil Recherché

• Excellent grammatical and writing skills.
• Excellentes compétences grammaticales et rédactionnelles;
• Précision et souci du détail, essentiels;
• Proactivité, sens de l’organisation et capacité d’établir des priorités dans l’exécution de plusieurs tâches; être capable de travailler de façon autonome et de suivre les directives des membres de l’équipe et du superviseur;
• Traiter toutes les allocations des locataires et les frais de courtage pour le suivi du paiement et /ou paiements progressifs;
• Autres fonctions au besoin pour faciliter le bon fonctionnement du service de location.
• Strong communication skills, both verbal and written.
• Accuracy and attention to detail is critical.
• Participer à l’élaboration de présentations pour usage interne et externe;
• Capacité à bien fonctionner dans un milieu privilégiant le travail d’équipe, attitude positive;
• Proficient with lease documents and related documents, drafting experience and lease review is an asset.
• Maîtrise du français et de l’anglais;
• Minimum of 3+ years of experience in a similar role within a commercial real estate environment.
• Capacité à définir les besoins de l’équipe et des clients et de s’engager à leur répondre selon les délais prévus;
• Must be proficient in Word, PowerPoint, Excel, Outlook.
• Fluency in French and English
• Able to identify team and client needs and commit to responding to them in agreed upon timeframes.
• Maîtrise des logiciels Word, PowerPoint, Excel et Outlook;
• Au moins trois (3) années d’expérience dans une fonction similaire dans le secteur de l’immobilier commercial;
• Expérience avec JDE ou un logiciel similaire, préférable.
• Excellentes aptitudes de communication verbale et écrite;
• Work well in a team environment and has a positive outlook and attitude.
• Experience with JDE or equivalent software is preferred.
• Proactive and highly organized with the ability to prioritize multiple tasks; must be able to work independently as well as to take direction from team members and supervisor.
• Maîtrise des documents de location et des documents connexes, expérience en rédaction et en révision de location, un atout;

Benefits

Please Note: If you have Employee Self Service (ESS) on Workday, apply to this job via the Workday application.

Choice Properties’ strategy is to create value by enhancing and optimizing its portfolio through high quality transactions, strategic development and active property management. We mainly focus on necessity-based retail, and high-quality industrial and mixed-use assets. In particular, we have a strategic relationship with Loblaw, our largest tenant, that provides us with access to high quality investment opportunities.

Our established operating platform with a proven track record of success also provides us with access to a transformational development pipeline that we believe supports superior long-term value creation and growth. A commitment to continuous learning and development is a strong part of our culture.

La Fiducie de placement immobilier Propriétés de Choix détient, gère et développe des immeubles commerciaux et de détail stratégiquement situés partout au Canada. Son portefeuille compte près de 65 millions de pieds carrés de surface commerciale utile et plus de 700 propriétés principalement axées sur les centres commerciaux pourvus d’un supermarché.

Notre plateforme d’exploitation établie avec un succès éprouvé nous donne également accès à un bassin de développement transformationnel qui, selon nous, soutient une création de valeur et une croissance supérieures à long terme. L’engagement en faveur de l’apprentissage et du perfectionnement continus constitue un élément important de notre culture.

Choice Properties REIT recognizes Canada's diversity as a source of national pride and strength. We have made it a priority to reflect our nation’s evolving diversity in the people we hire, and the culture we create in our organization. Accommodation is available upon request for applicants and employees with disabilities.

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