Coordinateur(trice) de bureau / Adjoint(e) exécutif(ve) - Office Coordinator / Executive Assistant

Coordination du bureau

• Prepare and reconcile monthly expense reports and department invoices.
• Coordonner de manière proactive les questions liées au bureau avec la gestion de l’immeuble.
• Oversee reception, phones, mail, deliveries, and courier services.
• Lead the preparation and execution of employee events for the Quebec region, including quarterly events, set-up of training, daily lunches, birthday treats, and ad hoc events.
• Organize travel for regional employees, both domestic / international, providing detailed itineraries as required
• Rédiger, réviser et mettre en forme des documents, présentations et correspondances.
• Assist with interview scheduling and onboarding of new hires.
• Serve as a primary liaison between executives and internal/external stakeholders.
• Assister, au besoin, à la saisie de données et à la préparation de documents et présentations.
• Maintain and organize common areas, meeting rooms and event spaces.
• Draft, edit, and format documents, presentations, and correspondence.
• Manage office supplies, kitchen inventory, and vendor orders.
• Maintenir et organiser les espaces communs, salles de réunion et espaces événementiels.
• Gérer des calendriers complexes, coordonner des réunions et préparer des itinéraires détaillés pour les voyages nationaux et internationaux.
• Diriger la préparation et l’exécution des événements pour les employés au Québec (événements trimestriels, formations, repas quotidiens, anniversaires, événements ponctuels).
• Collaborate with other Executive Assistants and Operations team members on cross-office initiatives and company-wide events.
• Proactively coordinate and communicate office issues for resolution with building management.
• Assist as required with data entry and preparation of documents and presentations.
• Handle sensitive and confidential information with discretion.
• Organiser les voyages des employés régionaux (nationaux et internationaux), en fournissant des itinéraires détaillés.
• Assister à la planification des entrevues et à l’intégration des nouvelles recrues.
• Provide high-level administrative support to senior leaders (VP+).
• Préparer et rapprocher les rapports de dépenses mensuels ainsi que les factures du département.
• Support departmental projects, committees, and special initiatives as required.
• Manage complex calendars, coordinate meetings, and prepare detailed itineraries for domestic and international travel.
• Superviser la réception, les appels, le courrier, les livraisons et services de messagerie.
• As the first point of contact for Fitzrovia’s Montreal Office, welcome clients, guests, and employees in a positive and friendly manner.
• Collaborer avec les autres adjoint(e)s exécutif(ve)s et les membres de l’équipe des opérations sur des initiatives inter-bureaux et des événements à l’échelle de l’entreprise.
• Être le premier point de contact du bureau de Montréal, accueillir clients, visiteurs et employés avec professionnalisme et courtoisie.

Fitzrovia est à la recherche d’un(e) Coordinateur(trice) de bureau et Adjoint(e) exécutif(ve) pour se joindre à notre bureau de Montréal. Ce rôle hybride combine la gestion quotidienne du bureau avec un soutien administratif de haut niveau, afin d’assurer des opérations fluides et un environnement accueillant pour les employés, les clients et les visiteurs.

Fitzrovia est un promoteur et gestionnaire d’actifs intégré verticalement, spécialisé dans les communautés locatives construites à dessein dans les régions du Grand Toronto et de Montréal. Fitzrovia offre des services de développement, construction, gestion immobilière et gestion d’actifs de premier ordre, avec un accent sur le design, le mode de vie actif et un service à la clientèle exceptionnel.

The ideal candidate is organized, proactive, and professional, with strong communication skills and the ability to manage multiple priorities. As a key member of our Corporate Operations team, you will be the first point of contact in the Montreal office and a trusted partner to senior leaders.

Le/la candidat(e) idéal(e) est organisé(e), proactif(ve) et professionnel(le), doté(e) d’excellentes compétences en communication et capable de gérer plusieurs priorités à la fois. En tant que membre clé de notre équipe des opérations corporatives, vous serez le premier point de contact du bureau de Montréal et un(e) partenaire de confiance pour les dirigeants seniors.

Chez Fitzrovia, nous sommes fiers d’être une organisation entrepreneuriale et innovante, ce qui rend ce poste idéal pour une personne prête à s’investir pleinement, à porter plusieurs chapeaux et à contribuer à tous les aspects de l’investissement et du développement immobilier.

Fitzrovia is seeking a dynamic Office Coordinator & Executive Assistant to join our Montreal office. This dual role combines day-to-day office management with executive-level administrative support, ensuring seamless operations and a welcoming environment for employees, clients, and guests.

As we are a highly collaborative team, this role is on-site full-time, and the successful candidate will be required to work in the office Monday to Friday.

• Expérience en coordination d’événements.
• College or university degree (or equivalent experience)
• Fournir un soutien administratif de haut niveau aux dirigeants (VP et plus).
• Soutenir les projets départementaux, comités et initiatives spéciales, au besoin.
• Diplôme collégial ou universitaire (ou expérience équivalente).
• Maîtrise de la suite Microsoft Office; connaissance d’Adobe Acrobat et Canva.
• 2 à 5 ans d’expérience comme adjoint(e) exécutif(ve) ou adjoint(e) administratif(ve) senior.
• 2-5 years of experience as an Executive Assistant or Senior Administrative Assistant
• Exceptional organizational, time management, and multitasking skills.
• Gérer les fournitures de bureau, l’inventaire de la cuisine et les commandes auprès des fournisseurs.
• Proficiency in Microsoft Office Suite; knowledge of Adobe Acrobat, Canva
• Capacité à gérer des informations confidentielles avec professionnalisme et discrétion.
• Fluent verbal and written communication skills in French and English
• Excellentes compétences de communication orales et écrites en français et en anglais.
• Servir de principal relais entre les dirigeants et les parties prenantes internes/externes.
• Ability to handle confidential information with professionalism and discretion.
• Attitude positive, proactive et collaborative, avec de fortes habiletés interpersonnelles.
• Traiter des informations sensibles et confidentielles avec discrétion.
• Experience in event coordination
• Positive, proactive, and collaborative attitude with strong interpersonal skills.
• Solides aptitudes organisationnelles, de gestion du temps et de gestion de multiples priorités.

Nous mettons l’accent sur nos employés et notre culture, et offrons un salaire compétitif, des avantages sociaux et des opportunités de développement de carrière. L’hospitalité est au cœur de l’ADN de Fitzrovia. Pour en savoir plus sur Fitzrovia, nos équipes et nos propriétés, visitez www.fitzrovia.ca.

We focus on our people and our culture, and offer competitive salary, benefits, and career development opportunities. Fitzrovia’s commitment to hospitality is at the core of our DNA. To learn more about Fitzrovia, our people and our properties, visit www.fitzrovia.ca.

Fitzrovia s’associe à des institutions publiques, des fonds de pension et des investisseurs privés privilégiant les actifs générant des flux de trésorerie à long terme. L’entreprise est le plus grand développeur de logements locatifs construits à dessein dans la région du Grand Toronto, avec plus de 9,1 milliards de dollars d’actifs sous gestion.

Comme nous sommes une équipe hautement collaborative, ce poste est basé au bureau à temps plein, et la personne retenue devra être présente du lundi au vendredi.