Document Controller

Description

• Assist in ensuring documents follow project standards, naming conventions, and internal quality requirements.
• Production de rapports simples sur l'état d'avancement des documents et les actions en cours.
• Téléchargement, classement et archivage des documents dans le système de gestion documentaire (GED).
• Help control document versions and ensure that only the latest approved documents are circulated.
• Contrôle de la conformité des documents aux standards du projet, à la nomenclature des documents et aux exigences de qualité internes.
• Gestion des documents entrants et sortants : soumissions, transmissions, révisions et approbations.
• Generate basic reports on document status, progress, and outstanding actions.
• Coordinate document reviews and approval workflows with internal and external teams.
• Maintain accurate and up-to-date document registers, logs, and metadata.
• Handle sensitive information with confidentiality and professionalism.
• Coordination des revues de documents et des flux d'approbation avec les équipes internes et externes.
• Upload, classify, and archive documents in the document management system (DMS).
• Monitor documentation deadlines and support timely document submissions.
• Support the management of incoming and outgoing project documents, including submissions, transmittals, revisions, and approvals.
• Support project managers, engineers, and stakeholders in using the DMS, with training provided as needed.
• Tenue à jour des registres et métadonnées des documents.

Requirements

• Intérêt pour le travail avec des documents et des dessins techniques ; la connaissance des normes de métadonnées est un atout.
• Rigueur, précision et sens de l’organisation.
• Good knowledge of Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
• Strong attention to detail, accuracy, and organization.
• Good communication skills and comfort working with multidisciplinary teams.
• Accompagnement des chefs de projet, des ingénieurs et des parties prenantes dans l'utilisation de la GED, avec formation si nécessaire.
• College diploma or bachelor’s degree in engineering, administration, records management, quality control, or a related field.
• Traiter les informations sensibles avec confidentialité et professionnalisme.
• La familiarité avec les systèmes de gestion documentaire (p. ex. Mezzoteam, Aconex, ProjectWise, SharePoint, Procore ou plateformes similaires) est un avantage.
• Diplôme d'études collégiales ou baccalauréat en génie, administration, gestion documentaire, contrôle de la qualité ou dans un domaine connexe.
• Capacité à gérer les tâches et à établir des priorités dans des délais serrés.
• Gestion des versions des documents et diffusion des seules versions approuvées.
• Une expérience en gestion documentaire, en soutien administratif ou en coordination est un atout.
• Interest in working with technical documents and drawings; familiarity with metadata standards is a plus.
• Maîtrise du Français et de l'Anglais dans le milieu professionnel.
• Experience in document control, administrative support, or coordination roles is an asset.
• Basic understanding of document management processes.
• Bonnes aptitudes à la communication et aisance au sein d’équipes multidisciplinaires.
• Ability to manage tasks and prioritize under tight deadlines.
• Connaissance de base des processus de gestion documentaire.
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
• Ability to speak and wright French and English in a work environment.
• Familiarity with document management systems (e.g., Mezzoteam, Aconex, ProjectWise, SharePoint, Procore or similar platforms) is an advantage.
• Suivi des échéances de documentation et soutien à la soumission des documents dans les délais.

Benefits

Training + Development

Interview process

Visa Sponsorship

Security clearance