Executive Assistant, PDMS-Design

Description

• May serve as point person for departmental purchases, including but not limited to PC tracking, vendor management, and overall asset management
• Collaborate with the leadership team as needed to prepare agendas and meeting materials, document meeting minutes, track action items, and follow up on deliverables
• Tracks executive expenses and generates expense reports. Submits expense reports in a timely manner. Understand budget timelines and deadlines
• Utilize Supplier Central portal to raise purchase orders, onboard vendors, and track approvals, orders, and invoices from start to finish
• Maintain email aliases, distribution lists, and shared directories, including maintaining permissions
• Assister les cadres et les dirigeants lors de leurs déplacements, avec une disponibilité pour les voyages internationaux pouvant atteindre 20 %
• Planifier et coordonner les événements et les réunions virtuels et en personne, sur site et à l'extérieur, y compris la préparation des documents de réunion, la logistique, le lieu, les activités et la restauration
• Suivre les dépenses des cadres et générer des notes de frais. Soumettre les notes de frais en temps opportun. Comprendre les calendriers budgétaires et les échéances
• Collaborate with outsourcing teams on staffing orders, contracts, and ensure local compliance
• Utiliser le portail Supplier Central pour émettre des bons de commande, intégrer des fournisseurs et suivre les approbations, les commandes et les factures du début à la fin
• Collaborer avec les équipes d'externalisation pour les commandes de personnel, les contrats et veiller au respect des réglementations locales
• Plan and coordinate virtual and in-person events and meetings on and offsite, including preparation of meeting materials, logistics, venue, activities, and catering
• Raise purchase orders, verify invoices, and process payments for CW costs and expenses
• Collaborate flawlessly with other executive team admins to execute on scheduling meetings and coordinate organization-wide events
• Collaborer de manière irréprochable avec les autres administrateurs de l'équipe de direction pour planifier les réunions et coordonner les événements à l'échelle de l'organisation
• May serve as point person for departmental purchases, including but not limited to PC tracking and overall asset management
• Manage calendars, schedule meetings, and coordinate travel arrangements
• Collaborer avec l'équipe de direction selon les besoins pour préparer les ordres du jour et les documents de réunion, rédiger les comptes rendus de réunion, suivre les mesures à prendre et assurer le suivi des livrables

Requirements

• Not afraid of AI tools and can proficiently use them. Tech savvy
• Strong interpersonal and written/verbal communication skills in English
• Highly organized, detail-driven, and capable of juggling multiple responsibilities
• Gérer les calendriers, planifier les réunions et coordonner les préparatifs de voyage
• 5 à 7 ans d'expérience dans le soutien aux cadres supérieurs dans un environnement multinational en constante évolution
• Il excelle dans la gestion de projets complexes et obtient des résultats tant de manière indépendante qu'en collaboration
• En raison de la répartition géographique de notre équipe, vous serez parfois amené à travailler en dehors des heures de bureau habituelles
• Able and willing to travel to events or internal meetings, locally and internationally as required
• Excels at managing complex projects and delivering results both independently and collaboratively
• Exceptional time management, organizational, and multitasking skills. Understanding that this job is not typical 9-5.
• Enjoys building positive working relationships across all levels and geographies
• Émettre des bons de commande, vérifier les factures et traiter les paiements pour les coûts et les dépenses de CW
• Il est très organisé, soucieux du détail et capable de jongler avec plusieurs responsabilités
• Fait preuve d'initiative et d'autonomie, et s'épanouit avec un minimum de supervision
• Willing to adapt to a rapidly changing environment and new processes and responsibilities
• Ne pas craindre les outils d'IA et être capable de les utiliser avec aisance. Être à l'aise avec les technologies
• Capacité et volonté de se déplacer pour assister à des événements ou à des réunions internes, au niveau local et international, selon les besoins
• Excellentes compétences en matière de gestion du temps, d'organisation et de multitâche. Compréhension du fait que ce poste n'est pas un poste classique de 9 h à 17 h
• Proven ability to work under pressure, communicate effectively, and meet deadlines
• Discreet and experienced in handling sensitive and confidential information
• Proficient in Microsoft Office Suite, Mac and Windows operating systems and related business applications such as Slack, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint and Copilot
• Maîtriser Microsoft Office Suite, les systèmes d'exploitation Mac et Windows et les applications professionnelles connexes telles que Slack, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint et Copilot
• Discrétion et expérience dans le traitement d'informations sensibles et confidentielles
• Embraces change, learns quickly, and adapts well to dynamic environments
• Support executive and leadership offsites, with availability for international travel up to 20%
• 5-7 years’ experience supporting senior executives in a fast-paced, multinational environment
• Understands the value of integrity and honesty in the workplace and takes ownership of their work
• Gérer les alias de messagerie, les listes de distribution et les répertoires partagés, y compris la gestion des autorisations
• Posséder de solides compétences en communication interpersonnelle et écrite/verbale en anglais

Benefits

• Il accueille le changement, apprend rapidement et s'adapte bien aux environnements dynamiques
• Peut servir de personne de référence pour les achats du département, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi des PC et la gestion globale des actifs
• Peut servir de personne de référence pour les achats du département, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi des PC, la gestion des fournisseurs et la gestion globale des actifs

Training + Development

Interview process

Visa Sponsorship

Security clearance