Directrice administrative

Overview

Manage accounts payable/receivable, invoicing, credit & admin duties.

Key Responsibilities

• invoice verification
• data extraction
• account reconciliation
• order tracking
• filing system
• credit evaluation

Tasks

-Suivre et travailler avec les fournisseurs, les clients et l'équipe commerciale pour résoudre tout problème ou différence au fur et à mesure qu'ils pourraient se poser. -Vérifier les factures des clients par rapport aux bons de commande, devis, ententes tarifaires et documents de livraison pour garantir l'exactitude et l’intégralité lors de l'enregistrement des coûts totaux dans le logiciel de comptabilité et de vente. -Préparer et distribuer communications internes et rapports selon les besoins. -Organiser et gérer les systèmes de classement physique et numérique pour une gestion efficace des dossiers. -Aider les autres employés avec les tâches administratives selon les besoins. -Aider à l'extraction et à la préparation des données pour divers rapports sur demande. -Évaluer la solvabilité des nouveaux clients, proposer des limites de crédit et préparer le dossier d’autorisation de crédit pour l'approbation du directeur de la branch. -Préparer et traiter les documents des clients et des fournisseurs, en s'assurant que la documentation est complète et exacte. Cela peut inclure des factures, des accusés de réception de commande, des informations de repérage et des informations des bordereaux d'expédition. -Environnement de bureau avec interaction fréquente avec clients et autres employés. -Aider à fournir des informations (principalement des échantillons de documents) pour l'audit de l’organisation annuel selon les besoins. -À la fin du mois, réconcilier les comptes créditeurs pour s’assurer de l'exactitude des comptes. -Préparer et émettre les factures clients quotidiennement et les relevés clients mensuellement. -Maintenir un registre des bons de commande et suivre le transport des produits pour s’assurer de la livraison et du bon calendrier de la facturation des clients et du paiement des fournisseurs. -Développement Personnel et Professionnel - Nous nous engageons à vous aider à atteindre votre potentiel grâce à la formation et à l'éducation. -Travailler avec des agences de recouvrement externes, si nécessaire, pour recouvrer les montants impayés. -Préparer et envoyer des avis de dénonciation de projet incluant les informations de réception nécessaires.

Requirements

• excel
• great plains
• bilingual
• accounts payable
• problem solving
• detail-oriented

What You Bring

-Assurance maladie, dentaire et ophtalmologique. -Niveau débutant à intermédiaire dans la suite Microsoft Excel (comprendre la saisie de données, les équations de base et la navigation dans les feuilles de calcul). -Passer en revue les soldes impayés quotidiennement, à partir des rapports chronologiques générés par le système, pour identifier les montants impayés, les comptes à paiement tardif et les créances potentiellement irrécouvrables pour effectuer un suivi auprès des clients. -Excellente compréhension du principe de triple concordance et des principes et pratiques comptables. -Capacité avérée à gérer efficacement la charge de travail et capacité à maintenir un flux de production organisé de toutes les factures et informations reçues. -De solides compétences de résolution de problèmes, raisonnement analytique et stratégique. -Créer, maintenir et mettre à jour les profils et les dossiers des clients. -Salaire compétitif en fonction de l'expérience. -Passer avec succès une vérification des antécédents. -TelusSoins Virtuels de Santé - Tous les employés et leur famille ont un accès gratuit aux meilleurs professionnels de la santé lorsqu'ils ont besoin de conseils ou d'un second avis. -Coder, allouer et enregistrer les factures des fournisseurs (produits et frais de transport) dans les logiciels de vente et de comptabilité, en veillant à ce qu'elles soient soumises pour paiement ponctuel. -Commander les stocks et les enregistrer dans le système comptable. -Recevoir, enregistrer et imputer les paiements des clients (chèque, TEF et carte de crédit) dans le système comptable. -3 à 5 ans d'expérience dans un rôle administratif axé sur les comptes créditeurs et débiteurs ou 2 à 3 ans d'expérience dans un rôle de comptabilité -La connaissance du logiciel de comptabilité Great Plains serait un avantage mais n’est pas obligatoire. -Suivre et enregistrer les différents coûts associés aux projets de vente individuels, incluant le coût des produits, le transport, les commissions, les crédits et autres coûts. -PocketPills - Vous et votre famille aurez un accès gratuit à la première pharmacie numérique du Canada, PocketPills, qui vous permet d'appeler, d'envoyer un message texte ou d'e-mailer l'équipe de soins de la pharmacie de n'importe où. -Diplôme d'études secondaires ou équivalent avec un certificat supplémentaire en administration, en comptabilité ou domaines apparentés. -Effectuer les tâches de fin de mois requises pour clore la période selon les délais impartis. -Excellentes compétences en communication avec une maîtrise bilingue de l'anglais et du français, à l'écrit comme à l'oral. -Une aptitude à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes, pour lesquels une formation sera dispensée. -De très solides compétences organisationnelles avec un sens aigu du détail et un haut niveau de précision. -Traiter, enregistrer et gérer tous les comptes créditeurs, débiteurs et les paiements, en passant par la branche. -Surveiller et signaler à la fin du mois les charges à payer pour les ventes non facturées et les factures impayées ainsi que l'inventaire en transit. -Répondre aux appels des membres de l'équipe, des fournisseurs et des clients selon les besoins, via Microsoft Teams, répondre aux demandes de renseignements et orienter les clients vers les employés appropriés, grâce à une compréhension de l'organisation et des différents services de la branche.

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Benefits

-Vous bénéficierez de la livraison gratuite de vos prescriptions et vitamines directement chez vous. Programme d'Aide aux Employés et à la Famille (PAEF) - Vous et votre famille aurez un accès gratuit à des consultations et à un soutien pour votre bien-être mental, émotionnel et financier. Vie et Invalidité - Vous bénéficierez d'une assurance-vie en multiple de votre salaire avec une option d'achat d'une couverture supplémentaire. -Santé et Dentaire - Les employés et leur famille bénéficient d'avantages payés couvrant une vaste liste de dépenses et de services médicaux et dentaires. -Poste à temps plein au bureau, typiquement du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h 30. -Programme de Correspondance de Pension - Investissez dans votre avenir avec chaque paie grâce à notre Régime de Retraite à Cotisations Définies et nous égalerons votre contribution (jusqu'à 5 % de votre salaire). -Programme de Subvention de Salle de Sport - Les employés peuvent bénéficier d'un remboursement de leur abonnement à une salle de sport jusqu'à 300 $ par an, cela inclut les applications liées au fitness. Dans le cadre de notre programme Objectifs, Récompenses, Amélioration et Travail d'Équipe, les équipes qualifiées peuvent profiter d'une récompense mensuelle. -Engagement Communautaire - Soutenir généreusement la santé, les œuvres de charité, la jeunesse et les opportunités d'éducation est notre passion, et vous êtes invité à y participer. Notre Café Prix pratique offre du thé et du café gratuits. -Congés payés et jours fériés.

About Price Industries

-The company focuses on providing innovative products that improve air quality and comfort in various environments. -The company specializes in customized HVAC solutions, offering products like diffusers, air terminals, and acoustic products. -With a strong presence in North America, the company has expanded globally, serving clients across multiple industries. -The company’s products are integral to building systems in sectors like healthcare, commercial, residential, and institutional. -The company stands out for its commitment to engineering excellence, continuously evolving product offerings to meet market needs. -Notable projects include large-scale hospitals, high-rise commercial buildings, and industrial complexes, showcasing their diverse expertise.

Sector Specialisms

Security Clearance

-successful completion of a background check required.