Coordonnateur à l’accueil et à l’administration

Description

• Greet visitors professionally and serve as first point of contact
• Answer phone calls and manage the reception email inbox
• Update the telephone directory
• Open, distribute, and prepare outgoing mail (Purolator, Dicom), stamp and label
• Manage monthly corporate clothing orders and distribute them
• Maintain inventory of office supplies, coffee, and sanitary products; place purchase orders
• Order miscellaneous items on request
• Coordinate accommodation needs for workers on construction sites (housing, furniture)
• Work with the garage to distribute fruits on Mondays and Wednesdays
• Print, bind, and laminate documents
• Scan and file invoices
• Process training cards: digitize, laminate, and forward to payroll
• Keep the responsibilities matrix updated by project and department

Requirements

VOTRE CONTRIBUTION AU SUCCÈS DE L’ENTREPRISE : Accueil et communication – accueillir les visiteurs avec professionnalisme, répondre aux appels téléphoniques et gérer la boîte courriel de la réception, mettre à jour la liste téléphonique; Courrier et expédition – ouvrir et distribuer le courrier, préparer les envois (Purolator, Dicom), timbrer le courrier et créer les étiquettes, gérer les commandes mensuelles (ex. : vêtements corporatifs) et organiser leur distribution; Logistique et approvisionnement – tenir à jour les inventaires (papeterie, café, produits sanitaires) et effectuer les commandes via notre système de PO, commander divers articles sur demande, coordonner les besoins d’hébergement des travailleurs sur les chantiers (location, ameublement, etc.), collaborer avec le garage pour la distribution des fruits (lundi et mercredi); Soutien administratif – réserver les salles de réunion et commander les repas au besoin, imprimer, boudiner et plastifier des documents, scanner et classer des factures, gérer des cartes de formation : numérisation, plastification et transmission à la paie, tenir à jour le tableau des responsabilités par projets et département.

VOS COMPÉTENCES ET VOS TALENTS QUI VOUS PERMETTRONT DE VOUS RÉALISER PLEINEMENT : Excellentes compétences en communication et en service à la clientèle; sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément; maîtrise des outils informatiques (courriel, calendrier, logiciels de gestion); autonomie, rigueur et discrétion; expérience en réception ou en administration (un atout).

• Excellent communication and customer service skills
• Strong organizational ability and multitasking capacity
• Proficiency with email, calendar, and management software
• Autonomous, meticulous, and discreet
• Prior experience in front‑desk or administrative roles (preferred)

Benefits

(Lieu de l'emploi - bureau de Lévis - pas de télétravail possible) Tu es reconnu.e pour ton sens de l’organisation, ton sourire contagieux et ta capacité à jongler avec plusieurs tâches à la fois ? Rejoins une équipe dynamique où ton rôle de Coordonnateur.trice à l'accueil et à l'administration fera toute la différence !

DES AVANTAGES IDENTIFIÉS PAR NOS EMPLOYÉS : 4 semaines de vacances par année; Accès à la télémédecine 24h/24, 7j/7; Assurances et REER collectifs; Remboursement annuel dans le cadre de notre programme pour bien-être (sport, culture, aménagement de bureau - ergonomie); Allocation pour l’achat de vêtements corporatifs via notre boutique en ligne; L’occasion de vous développer et d’évoluer dans une entreprise familiale et de proximité.

• 4 weeks of vacation per year
• 24/7 telemedicine access
• Collective insurance and RRSP plans
• Annual wellness reimbursement (sport, culture, ergonomic office improvements)
• Clothing allowance via online store
• Opportunities for development and growth in a family-owned company
• Reserve meeting rooms and order catering as needed

Training + Development

Interview process

Visa Sponsorship

Security clearance